2008年02月08日

「ゆとり」を積みたてイザに備える

最近ちょっと忙しかったので、あらためスケジュールを見直してみました。忙しい時は気づきませんでしたが、何のことはない。空いてる時間にどうでもいい予定まで、ぎゅうぎゅうに詰め込んでいたからだったのです。改めて、スケジュールに「ゆとり」を持つことが大事だと気づきました。

ゆとりをあらかじめ用意しておくことのメリットは以下のようなことが挙げられます。

1.プロジェクト遅延を押さえる保険の役割
2.作業記録をとる時間を確保して、効率アップ
3.時間だけでなく心にもゆとりができる。

今回は、この3つを掘り下げてみようと思います。

■1.プロジェクト遅延を押さえる保険の役割

ゆとり=バッファを持つことは頭のいい段取りの技術という本でも述べられています。

頭のいい段取りの技術:P.54
工程数が多ければ多いほど、その中の一つくらいがスケジュール遅延を起こす確立はどんどん高くなります。たった一つの工程が火を噴くと、遅延の衝撃を吸収してくれるバッファがないわけですから、プロジェクト全体の進行が狂ってしまうのです。
安全バッファとはスケジュールの免震構造なのです。大地に揺れが来たとしても免震構造によってビルが崩れずにすむのです。
作業の遅い人がいるとします。しかし、たとえ仕事が遅かったとしても、期限を守る人は困りません。バッファを用意しておくことで、プロジェクト崩壊を未然に防いでおくことができます。

頭のいい段取りの技術頭のいい段取りの技術
藤沢 晃治

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■2.作業記録をとる時間を確保して、効率アップ

またバッファを設けることで新たなメリットが生まれす。それは空いた時間で、作業記録を取れるということ。作業が予定通り進行すれば、バッファとして用意した時間は自由に使えます。その時間を別の作業に当ててもいいのですが、あえてその時間を振り返りの時間にするのです。今終わったばかりの作業から未来に使える情報をうまく取り出して保存する」ことができれば後々の効率アップに繋がるからです。またうまく仕事の段取りを保存することができたら、人に任せることも可能になります。このようにしてバッファーを取ることで結果的に仕事の効率アップにつながっていくのです。

■3.時間だけでなく心にもゆとりができる。

どんなに予定が詰まっていようと、それがうまく流れているうちは人というのはあまり忙しさを感じないそうです。しかし、そういって詰め込む過ぎると、一つの工程が遅れることで、他の工程にも飛び火していきます。心を亡くすと書いて「忙しい」と言いますが、これは忙しさによって仕事に心が奪われてしまうからではないでしょうか。バッファを設けることで忙しいを未然に防げば、仕事に心を奪われることもなくなるはずです。

約束を守るコツは、守れない約束はしないこと。調子にのって予定を詰め込みすぎないよう注意していきたいです。

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