2008年02月23日

メールの署名欄に一工夫で仕事力がアップ

今更ですが、『デジタル・ワークスタイル』という本を読みました。本当なら今日はエントリーシートを書く予定にしていたんですが、気分が乗らないので思い切って休みにして書店に出かけました。ぼくの場合、こういう仕事術の本を読むとやる気がでることが多いので。

本書を手にとった理由はなんとなく副題に惹かれたからです。副題は「小さなことから革命を起こす仕事術」。この副題にある通り、本書で紹介されているハックはすぐにできるけど効果絶大なものばかりです。

そのなかで、非常に感心したのが「メールの署名に必要な情報はすべて書こう」というハック。著者は電話番号、メールアドレスはもちろん、住所や会社の地図へのURL、FaX番号、新製品の情報まで署名欄に載せています。それなぜか?少しでも、無駄な作業を取り除くためだそうです。

デジタル・ワークスタイル:P.72
あまりメールに細かい情報を載せたくないという人もいるかもしれないが、署名に住所を書いてなかったとしたら、どちらにしろあなたの住所を知りたい相手は、あなたに住所を聞くメールを送るハメになる。電話で聞いてくる人もいるかもしれない。
実際に社会人の方から送られてきたメールを調べてみたのですが、残念ながらほとんどの方が会社URL、電話番号、メールアドレスぐらいしか書かれていませんでした。メールを送る相手のためにも徹底的に情報を詰め込んだほうがお互いにとってプラスになるとぼくは思います。

また著者は、署名に情報だけでなく、定型のあいさつ文まで載せていて、徹底的に効率化を計っています。

デジタル・ワークスタイル:P.76
覚えてしまえばどうということない単純なテクニックだが、今の内に始めておけば、何百通、何千通というこれから書くメールの挨拶文を書く必要がなくなるわけだ。「署名」機能と書いてあるからといって、署名しか書いてはいけないと誰も決めていない。
自分が繰り返している作業を効率化することを重視しよう。
署名を書き変えて得られる効果というのは、一日に数分単位の時間短縮かもしれません。ですが、たとえ1日に5分しか短縮できなかったとしても、平日5日間で25分、1ヶ月で100分の時間短縮に繋がります。こう考えると署名を書き変えるという行為は小さなことですが、十分に効果を得られるのではないでしょうか。

個人的に、自分を表すキャッチコピーなどを考えて2〜3行載せておくのもいいかもしれません。それをもとに新たな仕事の依頼がきたり、まさかのヘッドハンティングに繋がるかもしれません。まぁ、それはちょっと大げさですが、署名欄にまでこだわりを持っていれば、仕事に対する意識は高いと思われることは間違いないでしょう。

仕事にメールを使わない日はありません。たかが署名、されど署名。効率化のカギは小さなところに落ちているだと実感されました。早速、署名欄を書き変えてみることから、小さな革命をおこしていきたいと思います。

デジタル・ワークスタイル―小さなことから革命を起こす仕事術
デジタル・ワークスタイル―小さなことから革命を起こす仕事術徳力 基彦

おすすめ平均
stars読む必要なし
stars書くことで、自分の考えを完成させる
starsツールとのつきあい方を考える本
stars同意
stars組織の中の自分から個人で勝負できる自分へ

Amazonで詳しく見る
by G-Tools
>

【関連エントリー】
知っているだけで得する就職活動Tips 〜メールチェック編〜
自由を勝ち取るための独立宣言書-書評-なぜ、週4時間働くだけでお金持ちになれるのか?
会社説明会を受ける前にやっておきたい習慣
RSS初心者が登録しておくべき、仕事に役立つ10のブログ‐まとめ
【頭脳労働の本質がわかる】仕事を加速する技術 50冊レビュー 9冊目
タグ: 書評
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前:

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント:

認証コード: [必須入力]


※画像の中の文字を半角で入力してください。

この記事へのトラックバック
×

この広告は1年以上新しい記事の投稿がないブログに表示されております。